7 razones para implementar la gestión documental en su empresa

Si bien trabajas en una asesoría o gestora conoces de sobra la cantidad de información que maneja, tanto en papel como en digital. El volumen es tal que obliga a usar las herramientas de gestión documental con tal de agilizar los procesos. El principal objetivo de los programas de gestión documental es gestionar toda esa información de forma eficiente, permitiendo almacenar documentos de forma segura y fácil para su posterior consulta desde cualquier lugar, tanto por su empresa como por sus clientes.

logoGestDoc_RGB-01

El GestDocPro de Einatec permite deshacerse de las estanterías llenas de los voluminosos archivadores para pasar a disponer de un sistema de gestión documental integrado con sus aplicaciones y con una capacidad ilimitada, siendo fundamental cómo centro de información de su empresa. Las 10 razones por las que implementar un Software de gestión documental en su asesoría las puedes encontrar a continuación:

1. Procesos más eficientes, menor tiempo

El gestor documental de Einatec GestDocPro es una herramienta al servicio de la asesoría. Por eso, no es sólo una clasificación de carpetas, es bastante más: es un sistema de soporte documental para todos los proceos clave de la organización, a través del cual se consigue aumentar la eficiencia en la realización de tareas que requieren la generación o tratamiento de documentos.

2. Accesibilidad

La información clave para la empresa no debe estar en sistemas locales, sino en un repositorio centralizado y accesible desde cualquier dispositivo (ordenador, móvil, tableta). Trabajar con un buen gestor documental en la pyme evita malas prácticas como el trasvase ineficiente de documentación a través de email y carpetas de red, herramientas que no son seguras y pueden provocar, por ejemplo, incidentes por hacer pública información confidencial.

 

3. Seguridad

El gestor documental permite asegurar la información a través de Backups (Copias de seguridad) permitiendo así la recuperación en caso de sufrir un problema serio como pueden ser: ataques informáticos, incendios, robo, inundación, tec… que provoque la inutilización total o parcial del mismo.

Esta es una de las características que marca la diferencia, ya que ¿Cuánto cuesta perder documentación sobre clientes, proveedores, impuestos, patentes, investigación, etc.? El coste de la pérdida de información puede ser tan alto que puede llevar al cierre de una empresa.

 

Gestor-documental-profesional4. Ahorrar tiempo y espacio

El gestor documental de Einatec hará que te deshagas de las viejas estanterías de archivos.  El software te permite almacenar documentos en diferentes formatos (PDF, Word, Excel…). Esto permite a su empresa pasar de ser una empresa analógica a digital y adentrarse en el mundo de la eficiencia tecnológica, ahorrando papel y espacio físico.

 

5. Desde cualquier dispositivo

Cada día que pasa el uso del móvil o tablets para las consultas sobre gestiones empresariales es más común, por eso, el acceso a la documentación debe ser accesible desde cualquier dispositivo. La clave está en que el gestor documental deber servir documentos a distintas personas que acceden a ellos desde dispositivos diferentes.

 

6. Organización de la documentación

Encontrar la información se convierte en una tarea sencilla. Permite la personalización de la estructura, siendo así el software de gestión documental más adaptable del mercado para pymes, y al mejor precio.

 

7. Un precio sin competencia

Calidad, usabilidad y practicidad van de la mano en el GestDocPro sin significar una inversión inaccesible para pymes. Además, Einatec ofrece una gama amplia de servicios informáticos, diseño web, marketing digital e ingeniería de sistemas que puede resultar interesante a la empresa y crear packs de servicios a un precio más económico.

En conclusión, una pequeña o media empresa necesita un gestor documental profesional, un sistema capaz de almacenar información de forma ágil, eficiente y accesible de forma sencilla y desde diferentes dispositivos móviles, de forma local o externa, y de forma totalmente segura.

El gestor documental de Einatec GestDocPro permite a las pymes pasar a la era digital, gestionado toda la documentación en soporte digital, ahorrando así, costes relacionados con el espacio de la oficina, con el ahorro de papel, ahorro de tiempo…etc y garantizando la seguridad de la documentación.

Pídenos más información aquí