La ausencia de un empleado de su puesto de trabajo, ya sea porque llega tarde, se va temprano o trabaja menos horas de lo que indica el contrato, puede traer consecuencias negativas a la empresa que van, desde una menor productividad en los procesos hasta la pérdida de capital. Por esta razón es importante llevar el control de horas trabajadas por los empleados, la única herramienta que nos permitirá combatir el absentismo laboral y evitar sus consecuencias.
Existen distintas medidas que una empresa puede llevar a cabo para tomar el control de horas trabajadas, en Einatec te explicamos en qué consisten y te decimos cuál es para nosotros la mejor opción en la actualidad.
Por qué llevar un control de horas trabajadas
El absentismo laboral es la ausencia del trabajador de su puesto de trabajo y el principal enemigo de la productividad de una empresa. Si este factor no se controla puede llegar a repercutir en la economía de la empresa, al punto de hacerle perder hasta millones de euros.
Existen dos tipos de absentismo laboral: el primero ocurre en aquellos empleados que se ausentan por pocos días y presentan algún tipo de justificación; el segundo abarca aquellos trabajadores que son más difíciles de controlar o medir su productividad debido a que llegan tarde o se van temprano. No son recurrentes en ausencias injustificadas o se toman muchas pausas durante la jornada laboral.
Cualquier forma de absentismo laboral es sin duda un factor negativo para la empresa, pues el absentismo no solo afecta a la productividad, sino que atenta contra los objetivos que debe lograr cada departamento en pro de las metas generales que se ha planteado el modelo de negocio. Además, causa pérdidas económicas y representa un problema difícil de resolver si no se sabe por dónde comenzar a ejercer un control de horas trabajadas.
Llevar el control de las horas laborales de cada empleado es la mejor forma de garantizar el funcionamiento del negocio y la productividad, de gestionar las vacaciones y de tener también un control de horas extras. Como puedes ver, son muchos los beneficios que se obtienen al combatir el absentismo laboral.
Con la entrada en vigor de la Ley de Control de Presencia es, además, imprescindible contar con un sistema de control de presencia para tu negocio. Vamos a descubrir cómo hacerlo de forma eficaz.
Cómo controlar las horas de trabajo de los empleados
Hay diferentes métodos para controlar las hora de trabajo de los empleados. Algunos de estos sistemas son más tradicionales y manuales, mientras que otros son más modernos y automáticos. Cada empresa puede optar por uno u otro según sus necesidades. De igual modo, se puede empezar con un sistema de control de horas trabajadas más tradicional para luego cambiar a otro sistema según vayan aumentando las necesidades de la compañía.
- Con plantillas de Excel
Esta es una de las formas más antiguas de controlar las horas de trabajo de los empleados y, si bien puede ser funcional, es un tanto arcaica para la era tecnológica que vivimos y su éxito depende en gran parte de la voluntad del empleado, por lo tanto, no es del todo exitosa.
El uso de plantillas de Excel para control de horas laborales consiste en que el empleado debe anotar diariamente de forma manual la siguiente información:
- Hora de entrada y salida.
- Detalle de las horas de la jornada laboral.
- Número de horas extraordinarias.
- Firma.
- Firma de la empresa como validación del documento a final de cada mes.
Al término de cada mes el trabajador debe recibir una copia de su hoja de control de horas firmada y sellada junto con detalle de su pago nómina.
- Con aplicaciones
La tecnología ha ido abarcando todos los ámbitos de nuestra vida cotidiana para hacernos el día a día mucho más fácil, incluso dentro de nuestras empresas. Es así como muchos emprendedores han diseñado increíbles aplicaciones para gestionar el control de horas trabajadas con información patrocinada por los empleados que la empresa puede supervisar.
Entre las tantas apps que ofrecen esta gestión encontramos, por ejemplo, Sesame Time, una de las más completas y populares del mercado, pues permite adaptar el control de horarios a las necesidades de las empresas, sin importar qué tan grande, mediana o pequeña sea. Además, este software se puede utilizar en cualquier tipo de dispositivo tecnológico y ofrece un atractivo panel de estadísticas para la empresa y para el empleado. Otra ventaja es que también lleva la gestión de estadísticas y vacaciones.
- Con software
Sin duda la mejor opción es optar por un software de control de horas de trabajo completo, fácil de usar y que recolecte por ti toda esa información que necesitas tener bajo control.
En Einatec usamos y recomendamos a nuestros clientes Einatime, un gestor de presencia laboral que te permite administrar fácilmente los horarios de entrada y salida y la cantidad de horas trabajadas cada día para ofrecer información valiosa a tu equipo de recursos humanos.
La mejor ventaja de Einatime es que es el software puede diseñarse en función de las necesidades de cada empresa. De este modo puede personalizarse agregando o suprimiendo funciones así como hacerlo más compatible a nuestro modelo de negocio, turnos laborales o cantidad de empleados de la empresa.
Con Einatime también podrás gestionar el calendario anual de turnos, guardias y vacaciones de cada empleado y puedes tener acceso a esta información desde cualquier lugar con internet, ya que el software funciona desde la nube. Einatime, a diferencia de una aplicación, te permite configurar todas sus funciones en pro de tus necesidades.
Si deseas obtener más información sobre este software y conocer todas las ventajas que puede ofrecer a tu empresa y tus empleados, no dudes en contactar con nosotros, ¡estaremos encantados de asesorarte!
