7 trucos Outlook que harán tu día a día más fácil
La mayoría de empleados que trabajamos con correo electrónico desconocemos el potencial que puede tener una herramienta como Outlook. Existen trucos Outlook para mejorar la productividad y ese es el objetivo de este artículo.
A continucación, te detallamos algunas prácticas que puedes llevar a cabo en la gestión de tu buzón de correo para ser más eficiente en tu día a tía.
1. Utiliza atajos
Estos son los métodos abreviados de Outlook.
- “Ctrl+1”: Cambiar a la vista Correo.
- “Ctrl+2”: Cambiar a la vista Calendario.
- “Ctrl+R”: Responder el correo.
- “Ctrl+Mayús+R”: Responder a todos el correo.
- “Ctrl+U”: Nuevo correo electrónico.
- “Alt+S”: Mandar email.
- “F3”: Buscar un elemento.
- “Ctrl+Mayús+Q”: Crear una convocatoria.
2. Organiza los correos electrónicos por conversaciones
Una manera muy útil de encontrar con facilidad toda la cadena de correos de un cliente, compañero o proveedor es organizar los correos electrónicos por conversaciones.
- Abre Outlook.
- Ve a «Ver» en el menú superior.
- Marca la opción «Mostrar como conversaciones«.
- Puedes elegir si aplicar esta vista solo a la carpeta actual o a todas las carpetas.
3. Uso de carpetas, otro de los trucos Outlook
Puedes crear carpetas específicas para diferentes proyectos, categorías, clientes, departamentos o proveedores:
- Haz clic derecho en tu bandeja de entrada y selecciona «Nueva carpeta».
- Nombra la carpeta y mueve las conversaciones relevantes a ella.
De esta manera, tendrás todos los correos y archivos juntos por temática para agilizar la búsqueda.
4. Organízate con las Reglas y Etiquetas de Outlook
Complementa el uso de carpetas con las Reglas de Outlook. Son una herramienta que te permite automatizar la organización de tus carpetas.
Podrás escoger dónde se almacenan tus correos en función del nombre del asunto o del remitente, entre otros parámetros.
- Ve a «Archivo» y luego a «Administrar reglas y alertas».
- Selecciona «Nueva regla» y define las condiciones y acciones para la regla.
Por otro lado, los correos se pueden clasificar mediante etiquetas para realizar búsquedas sencillas. Simplemente debes hacer clic en Etiquetas.
5. Sistema de menciones de Outlook
Seguro que ya conoces este truco de Outlook pero no está de más recordar la importancia de las menciones.
A menudo se nos pasa correos importantes o tareas que se nos han asignado por no ver nuestro nombre destacado en un correo electrónico. El uso de estas menciones ayuda a que las personas implicadas en una tarea o proyecto lean con atención el texto del correo electrónico.
6. Delega el acceso a tu cuenta cuando te vayas de vacaciones
Si tienes quien te eche una mano cuando te vayas una larga temporada, es recomendable que delegues el acceso de tu cuenta a un compañero. Podrá gestionar tus correos y contestar en tu nombre.
- Haz clic sobre Archivo, arriba a la izquierda.
- Pulsa sobre Configuración de la cuenta.
- En el menú que aparece, haz clic sobre Delegar acceso.
- Por defecto, los delegados pueden acceder y actualizar tu calendario o lista de tareas, pero no el correo o contactos. Siempre puedes revisar y editar los permisos para modificarlo.
- Ten en cuenta que el delegado tiene que utilizar la misma versión de Outlook que tú.
7. Seguimiento, otro de los trucos Outlook
Para realizar el seguimiento de un correo electrónico que enviamos, tienes la opción de añadir un aviso.
Simplemente debes seleccionar la pestaña de ‘Seguimiento‘ y ‘Agregar Aviso‘. A continuación, pon la fecha que desees y saltará un aviso visual y sonoro (en el caso de que lo prefieras) para realizar con éxito el seguimiento.
Soporte de Outlook
Si necesitas soporte técnico de Outlook o tienes alguna duda sobre su funcionamiento, recuerda que la marca pone a disposición de los usuarios su página de Ayuda.
Si añades tus dudas en el buscador, la página te proporcionará la respuesta a tus preguntas. Encontrarás toda la información necesaria del buzón, calendario, contactos, cuentas, etc.
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