Entre las funciones básicas para el buen funcionamiento de una organización, la protección de datos en empresas representa una de sus principales necesidades. Cada día se trata con datos internos, personales, de clientes y de proyectos, que no pueden ser accesibles por gente ajena a la propia empresa.
Cuando hablamos de protección de datos, nos referimos a términos actualmente muy usados como son la ciberseguridad y la privacidad. Con ello, nos referimos a que la empresa habita un entorno digital seguro, donde los documentos y ficheros están a salvo.
Tanto por los problemas internos que puede causar, como los problemas legales, resulta fundamental contar con una estructura Cloud segura y adaptada a las necesidades de cada empresa, que nos den un escenario privado y sin posibles fallos de acceso.
Se trataría de un tipo mantenimiento preventivo. Si te preocupa la protección de datos de tu empresa o quieres conocer más de cerca cómo funciona la tecnología Cloud para proteger los archivos, ¡te lo contamos por partes y con ejemplos reales!
Qué es la protección de datos en empresas y cómo funciona
Estamos hablando de la seguridad de la información y cómo se protegen los datos de carácter personal. Es decir, cómo se guarda y cómo se protegen todos los ficheros que genera digitalmente una empresa, respetando la legalidad y evitando posibles errores.
Por ende, la protección de datos consiste en contar con un entorno digital en nuestro trabajo, que cifre la información, regule el acceso de los usuarios, evite accesos exteriores y guarde la información de manera coherente. El cómo depende de que la información se aloje y almacene en un Cloud para la empresa.
En consecuencia, una organización empresarial que no cuenta con una estructura que proteja los datos, se arriesga a no poder seguir trabajando, a multas económicas por daños propios o a terceros, y agravios de reputación.
Qué debes tener en cuenta
Los principios que permiten el buen funcionamiento de una estructura de protección de datos y que debe seguir el servicio Cloud que contrates, son:
- Tipo de información con la que tratamos. En cada sector profesional, se trabaja con un tipo de documentación particular. Por ejemplo, una aseguradora trata con documentación legal y fiscal, pero también con datos personales y privados de sus clientes. En el caso de cualquier pyme, se trabaja con información relativa a otras empresas, su estado y sus necesidades, además de los documentos que genera.
- Clasificar los datos. Es importante que separemos qué tipo de información debe tener mayor seguridad o puede ser más accesible. No es lo mismo el documento Word que hace un empleado sobre un tema, que el contrato o trámite legal de un cliente que debe estar a salvo y protegido.
- Responsable de ciberseguridad. Para que la protección de datos se aplique y funcione correctamente, resulta fundamental contar con un encargado de implementación y control. En el caso de que la empresa no sepa como migrar la información al Cloud e implementar un sistema de seguridad, es necesario que la organización externalice este servicio. De él depende el buen funcionamiento de la empresa, a la vez que este servicio es muy importante que se adapte a las necesidades de esta.
- Análisis y diagnóstico de amenazas. Es importante conocer la situación en la que nos encontramos, constatar las necesidades, ver qué tipo de problemas podrían aparecer y establecer un entorno seguro adaptado. Todo, a través de un sistema informático que proteja los datos de la empresa.
Siguiendo estos puntos, es importante que podamos conocer cómo responder en un caso grave de problema de datos. De esta manera, sabremos que contamos con un escenario controlado y sin fugas.
En cada pyme, se encuentran, lógicamente, unas capacidades humanas y económicas distintas. Lo importante es utilizarlas de forma coherente para lograr un buen resultado. De esta manera, la empresa contará con herramientas, procedimientos y servicios ajustados a su volumen y tecnología que maneja.
Ámbito legal de la protección de datos en empresas
Si quieres conocer en mayor profundidad que aspectos legales entran en juego con la Protección de Datos en empresas, te compartimos esta lista de leyes. Todas ellas, deben ser tenidas en cuenta a la hora de generar información, tratar con datos y almacenarlos.
Pero, sobre todo, dando la mayor importancia al hecho de que la empresa es un lugar seguro, que protege su información, y que no puede ser víctima de ataques.
A nivel nacional, el ámbito legal que regula la seguridad empresarial:
- Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, que define el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración electrónica (conocido como ENS). A grandes rasgos, son los principios y bases de la ciberseguridad en las organizaciones.
- Ley de Protección de infraestructuras Críticas; Ley 8/2011, de 28 de abril (llamada LPIC). Referente al cifrado de datos de extremo a extremo, que evita el acceso de terceros al funcionamiento de nuestro entorno. Y, en especial, en cuanto a información crítica o posibles fugas que se puedan producir.
Y a nivel europeo, el reglamento que regula la seguridad empresarial:
- Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016. Se encarga de la protección de las personas en cuanto a tratamiento de datos personales. Como del mismo modo, la circulación de estos datos (el famoso RGPD).
- Directiva (UE) 2016/1148 del Parlamento Europeo y del Consejo de 6 de julio de 2016 de servicios esenciales y Digitales. Fue directamente adaptado al ámbito legal español y se encarga de regular la seguridad de redes y sistemas de la información (llamado NIS, por su acrónimo en inglés).
Seguridad y Pymes
Aún con todo el marco legal establecido y la imperante importancia de la seguridad en época de teletrabajo, quedan un buen puñado de pymes que no cuentan con entornos seguros. Nos seguimos encontrando con empresas que guardan, sin más preocupación, los archivos en carpetas de su ordenador.
Y lo mismo con datos personales de clientes, información delicada, contratos legales o documentos fiscales. En carpetas, sin estar guardado en el servidor, y sin protocolos de seguridad.
Es por ello, que el Cloud como sistema seguro en la infraestructura de la empresa, está en auge. Se encarga de migrar los datos en un servidor digital dedicado a la empresa, una unidad compartida y segura para los empleados, la capacidad de acceder a él desde distintos dispositivos y un cifrado de red.
Ejemplos de seguridad Cloud en pymes
Bien, pasando a los ejemplos reales de casos con los que nos hemos encontrado, vamos a ver dos casos. Esta vez, el de una empresa de asesores legales y el de una óptica nacional. Muy distintos entre si, con necesidades particulares y situaciones diferenciadas.
Cloud y seguridad para asesores legales
Se trataba de una asesoría basada en Barcelona, que necesitaba poder trabajar en remoto, pero era básico que sus datos no se vieran comprometidos ni fueran accesible por terceros. En su día, trabajan con multitud de documentos legales y datos individuales.
Necesitaban migrar los datos a un servidor privado, dedicado a su empresa, donde poder acceder a las distintas carpetas y clasificaciones de sus archivos. Trabajar con estos datos, pero no por ello ver comprometida su seguridad.
Con el Cloud, se les permite acceder a las unidades de información, trabajar en estos documentos y dejarlos guardados según su clasificación. Su infraestructura está en un servidor privado (pero híbrido), que hace imposible la fuga de datos, se realizan backups y existe un protocolo de ciberseguridad.
Cloud y seguridad para empresa de servicios de oftalmología
Otra empresa que necesitaba poder contar con un entorno seguro, era una cadena de oftalmología con espacios físicos en todo el territorio nacional. Diariamente, atendían muchos clientes, se registraban sus datos en una base de datos y posteriormente estos debían quedar clasificados.
Los especialistas y trabajadores, necesitaban acceder al ERP que gestionaba y ordenaba estos datos, para poder elaborar informes, recetas y generar facturación. Era un proceso sensible, ya que se mezclaban datos personales con trámites legales y propios de la empresa.
La situación fue crear un gran servidor para la marca, con distintas unidades de red dedicada a cada una de las tiendas. De esta manera, quedaba una estructura organizada de la información. Los trabajadores podían acceder a los documentos de los usuarios y el departamento de facturación generar el resultado.
Se estableció una infraestructura Cloud de seguridad que realizaba copias de seguridad cada pocas horas, donde la información quedaba cifrada y solo era accesible de manera legal y para uso justificado. El servidor quedaba protegido y solo era accesible por los usuarios que se decidía.
Cómo hacer la protección de datos en empresas y pymes
Si has llegado hasta aquí, ya tendrás una visión general del qué, el ámbito legal nacional, del estado actual de los protocolos de seguridad y como estos se pueden adaptar a las particularidades de tu empresa. Recuerda, que el Cloud te brinda seguridad de la mano de la funcionalidad.
Ya vimos en su momento cómo el Cloud también ayuda a conectarse desde casa al trabajo. Permitiendo así a las empresas no perder su rendimiento aunque se aplique el teletrabajo.
De todos modos, si te ha quedado cualquier duda relacionada o los ejemplos no han conseguido sacarte de dudas, estaremos encantados de poderte ayudar. Y si quieres seguir conociendo los servicios Cloud más de cerca, ¡no te pierdas el resto de entradas!
