En una empresa, el correcto manejo de la información es vital para su rendimiento óptimo. Y para poder acceder a nuestra información en cualquier momento, es crucial tanto su organización como su almacenamiento. Esta es la tarea primordial del gestor documental.
En Einatec, trabajamos con herramientas como el gestor documental y la integración de ERP, y llevamos años implantándolo a clientes para mejorar su acceso a la información. Si quieres saber qué es un gestor documental o cuáles son sus funciones, aquí tienes toda la información que necesitas.
Qué es un gestor documental y sus principales funciones
Un gestor documental es un espacio centralizado que permite almacenar de forma digital todos los documentos de una empresa y al que se puede acceder en cualquier momento para revisar toda información que se requiera.
En la actualidad, el papel está de capa caída frente al formato digital y el gestor documental posibilita un mayor aprovechamiento de los recursos y del espacio físico. A la vez, permite aumentar la producción de las empresas y optimizar sus procesos.
Funciones principales
La función del gestor documental se basa en un programa que administra y organiza los archivos para hacerlos accesibles en cualquier momento y desde cualquier lugar.
El gestor documental se vuelve imprescindible para un sistema de base de datos organizado y categorizado de acuerdo a los propósitos de la empresa para hacerlo todo más sencillo y controlable.
Nos permite tener todos los archivos ordenados y categorizados, pudiendo buscarlos y acceder a ellos desde un mismo sitio. Es la mejor manera de organizar la información de una empresa y mejorar su funcionamiento.
Además, deberían contar con programas de reconocimiento óptico de caracteres, también conocidos como OCR, que convierten, por ejemplo, una imagen tomada a un documento en un documento en formato Word.
Ventajas de un gestor documental
Entre las principales ventajas de un gestor documental, podemos encontrar las siguientes. Todas ellas van muy orientadas a la mejora de la organización de la información y la optimización de los procesos.
Y es que las ventajas de un gestor documental son notorias en comparación a la inversión que supone su implementación. Pues, su puesta en marcha es instantánea y representa una gran herramienta en la eficiencia del día a día.
Ahorro de tiempo
La gestión documental reduce el tiempo empleado en búsquedas en archivos físicos e incrementa la productividad. Ya no es necesario desplazarse hacia el área destinada al almacenamiento de documentos en papel. Lo tenemos todo a un clic y de manera ordenada.
Acceso rápido y seguro
Con este sistema, desde cualquier ordenador de la empresa se puede acceder al gestor documental sin mayores contratiempos. Cualquier empleado con los permisos necesarios puede entrar al sistema y ubicar el documento que necesite.
Precio económico
Se podría pensar que un gestor documental puede suponer una inversión considerable para la empresa, pero a medio y largo plazo siempre representará un ahorro. Teniendo en cuenta también, la mejora de los procesos internos. El gestor documental es una pequeña inversión que mejora mucho el rendimiento de los procesos.
Mejora de los recursos
Podría llamarse una inversión necesaria, pues habrá menos gastos en compra de papel, impresión, fotocopiado y mantenimiento de los equipos necesarios para estas funciones de la rutina de la organización. Y el acceso a la información, será segura e instantánea.
Centralización del almacenamiento y mucho más
El gestor documental además permite unificar los procesos. Es decir, al centralizar la digitalización y almacenamiento de los datos se evita que distintas personas de la empresa realicen la misma actividad. Al realizar una tarea desde el gestor documental, se podrá tener un mayor control sobre todo lo que haga con la información.
Las auditorías también tendrán mejores resultados y en menor tiempo al disminuir la espera para localizar los archivos requeridos. Esto hace que los procesos de revisión interna o externa sean mucho más eficientes y se puedan tomar decisiones más positivas.
Otro aspecto a tener en cuenta es que la digitalización disminuye riesgos propios de tener los datos en soporte físico. El almacenamiento de papel puede ser contraproducente, pues se desgasta, extravía y es de fácil robo.
Como conclusión, se estima que los beneficios de la gestión documental son (CMS Spain):
- 10% en la reducción de costes al disponer de información bien estructurada
- 30% menos en el porcentaje de erratas e imprecisiones en los documentos
- 49% de aumento de la velocidad de creación de información y contenido
Funciones del gestor documental
Las principales funciones de un gestor documental son la localización de documentos, la mejora del flujo de trabajo, la seguridad de la información, la colaboración documental y el fácil acceso.
- Localización de documentos: tendremos un espacio o directorio donde alojar toda nuestra información de manera ordenada y por categoría.
- Mejora del flujo de trabajo: ahorraremos tiempo, espacio y esfuerzo, al disponer de un acceso rápido que aumentará nuestra eficiencia.
- Seguridad de la información: todo el contenido está protegido, pudiendo limitar su acceso y manipulación.
- Colaboración documental: Más de una persona puede acceder al documento para hacer una modificación o corrección, para que los demás puedan acceder a la última versión de la información.
- Fácil acceso: el gestor documental simplifica la tarea de encontrar un contenido y acceder a él, gracias a la digitalización y el orden.
Estas son las principales funciones del gestor documental, que permite optimizar los esfuerzos y mejorar el acceso a la información. Es una gran herramienta para la mejora de procesos internos y productivos. Además, supone una pequeña inversión y una mejora relevante.
Software de gestión documental
En Einatec llevamos 25 años trabajando en la mejora de los procesos y eficiencia de las empresas. Tras todos estos años en búsqueda de la innovación y la adaptabilidad, optamos por ofrecer un software de gestor documental que se adapte a las necesidades de la empresa.
La gestión documental es una excelente opción para la optimización en el manejo de información de tu empresa. Se divide en dos áreas de trabajo. Una interna, de aplicación para la labor diaria, clasificación y búsqueda.
Y una externa, con un acceso a través de un servidor web seguro para que los clientes puedan consultar y descargar los documentos que necesiten.
Entre las principales características de nuestro gestor documental (GestDocPro), están la disponibilidad las 24 horas para que cualquier persona acceda al sistema desde cualquier lugar, automatización en el volcado masivo de documentos, flexibilidad para personalizar la estructura del gestor documental e interfaz de fácil uso para tener una rápida gestión.
Su uso se extiende a procesos automatizados para agilizar procesos de nóminas, pagos de impuestos, contratos, entre otras actividades de manejo de documentos.
Además, la implementación del sistema incluye un análisis de la metodología de trabajo de tu organización, así se logra una integración óptima tras una consultoría detallada que determine las necesidades y prioridades del cliente.
Es por esto que un gestor documental siempre es la mejor manera de digitalizar el proceso de acceso a la información, a la vez que la mantiene segura. Un gran paso en la agilización de procesos empresariales.
Si tienes cualquier duda sobre la gestión documental o quieres que te ayudemos a implantarlo en tu empresa, en Einatec siempre estaremos a tu disposición.
