El sistema ERP (Planificación de Recursos Empresariales) es un software que ofrece gestionar y optimizar diversos procesos dentro de una organización. Las ventajas ERP van en pro de mejorar el trabajo de los empleados e incrementar la productividad. Las aplicaciones ERP son diseñadas a partir de las necesidades de una empresa, por lo tanto, cada software puede ejecutar soluciones distintas según los requerimientos del negocio.
Antes de migrar cualquier tarea al sistema ERP es necesario evaluar muchos aspectos de nuestra empresa y determinar en qué procesos necesitamos realmente esta herramienta pues, si bien el ERP nos ayuda a potenciar muchos departamentos, en algunos casos no es necesario.
En Einatec nos encanta asesorar a nuestros clientes y ayudarles a tomar las mejores decisiones, por eso te invitamos a conocer las desventajas y ventajas ERP.
Ventajas de un ERP para tu empresa
Son muchos los beneficios y ventajas ERP a nivel empresarial. Te contamos los más importantes para entender qué efecto pueden tener en tu propia empresa. ¡Vamos a verlos!
Integración de programas en una plataforma
Si hablamos de las ventajas ERP, esta es la principal y la que más destaca. Nos estamos refiriendo al hecho de tener todos los programas, bases de datos y sistemas en un mismo sitio. El ERP es una plataforma donde unir todas nuestras herramientas.
En nuestro día a día es muy probable que utilicemos distintos programas para las actividades de gestión y funcionamiento de la empresa. Con la integración de un ERP, dispondremos de todas estas herramientas en un mismo espacio para facilitar tanto su acceso como uso.
En tiempo real
Una de las grandes ventajas de los sistemas ERP es que actúan en tiempo real, lo cual permite tener acceso en todo momento a la información que se encuentra registrada o almacenada en ellos. Esto se debe a que la base de datos de los ERP es la misma para todas las unidades de la empresa, es decir, todos los departamentos pueden acceder desde sus ordenadores.
Las aplicaciones ERP también se actualizan en tiempo real, por lo tanto, los cambios que se realicen en la base de datos o los archivos que se añadan están disponibles de forma inmediata para todos los empleados. Esta ventaja es sin duda una de las más atractivas, pues ayuda a reducir considerablemente el tiempo en muchos procesos entre departamentos.
Aumento del rendimiento
¿Cuánto tiempo pierde un empleado actualizando una base de datos, buscando un archivo, recuperando la información de un disco duro dañado, haciendo un presupuesto, cargando las horas laborales a la plantilla de recursos humanos o facturando una venta? Todo este tiempo puede reducirse considerablemente con la implementación de un software ERP que ayude a simplificar las tareas más pesadas (pero necesarias) de los departamentos de una empresa.
Los empleados, al ahorrarse funciones tediosas, cuentan con más tiempo libre para invertir en otras tareas e incluso para ocuparse de otros procesos y estrategias más importantes. Una empresa productiva es una empresa competitiva.
Combaten la información duplicada
Mantener el orden estricto de una base de datos resulta una tarea muy compleja, sobre todo si esta es compartida y contiene gran cantidad de datos. Con los sistemas ERP esto no es un problema porque permiten organizar de forma automática toda la información que almacenan para que sea fácil de manipular y encontrar. Por lo tanto, una de las grandes ventajas del ERP es que permite a las empresas combatir los documentos duplicados en una base de datos.
Ahorro de costes
Son pocos los equipos que no sucumben al constante uso y exceso de almacenamiento. Al migrar gran parte de la data empresarial a un ERP permites que el funcionamiento de tus equipos tecnológicos sea más óptimo y que tengas que invertir menos dinero en tecnología. Las aplicaciones ERP no solo agilizan funciones sino que también permiten ahorrar en materia de mantenimiento de equipos y servidores.
Agiliza la atención al cliente
Los sistemas ERP son una excelente herramienta para aquellas empresas que realizan presupuestos y facturación de cara al cliente, pues permiten reducir el tiempo de atención, mejoran la calidad del servicio y dejan una mejor reputación de la empresa.
Más seguridad para la empresa
Los datos almacenados en el ERP son protegidos para que no puedan ser robados ni manipulados por nadie externo a la empresa. Por lo tanto, además de mantener tu información actualizada, disponible en todo momento y organizada, también la protege de posibles enemigos que quieran robar datos confidenciales de tu negocio.
Estas son las principales desventajas de un ERP
Afortunadamente son más las ventajas de un ERP que sus desventajas, sin embargo es necesario tener en cuenta las posibles incidencias que se pueden presentar al poner en marcha este tipo de sistemas en una organización. Estos son sus inconvenientes.
Coste inicial
Un ERP es un programa muy completo y eficiente, con lo que resulta inevitable tener que asumir un coste en su aplicación. Se trata de una integración de todos nuestros programas y en consecuencia puede ser un coste no asumible para todas las empresas. En Einatec, apostamos por las soluciones a medida para poder superar estas limitaciones en las empresas.
Adaptación del empleado
Involucrar al personal en el uso de esta herramienta puede resultar un tanto difícil al comienzo de su implantación. Es posible que algunos empleados resulten un tanto reacios a ejecutar el sistema y prefieran seguir llevando a cabo sus tareas por el método convencional. Este aspecto puede disminuir la eficacia del ERP si se presenta resistencia por parte de los departamentos a compartir la información mientras se adaptan a la nueva cultura de trabajo.
Los beneficios no son inmediatos
En vista de que la migración de la información y las tareas necesitan tiempo de ejecución debe entenderse que los beneficios de usar esta herramienta empezarán a ser notables con el paso del tiempo. Es vital la ejecución de las aplicaciones para empezar a gozar de sus ventajas.
La habilidad para su uso
El uso y manejo del software ERP dependerá de los empleados, por lo tanto, la educación, disposición y capacitación de los trabajadores influyen al momento de ejecutar correctamente el ERP. Eso no significa que sea muy difícil, pero educar al talento humano que va a interactuar con las aplicaciones y motivarlos a disfrutar de los beneficios de este nuevo modelo de trabajo es vital para que la empresa vea los frutos de la inversión y es indispensable para que el trabajador se sienta comprometido con su responsabilidad.
¿Cómo aplicar un ERP a tu empresa?
Para evitar las desventajas y sacar partido a todas las ventajas de un ERP, lo mejor es optar por un desarrollo diseñado a la medida, según las necesidades de cada empresa y sus empleados. De esta forma no solo agilizamos aquellos procesos que más lo requieren y que están vinculados exclusivamente con nuestro negocio, sino que también obtendremos un ERP pensado en las comodidades y capacitación de nuestra realidad laboral.
En Einatec no solo configuramos e instalamos sistemas ERP, sino que ofrecemos soluciones a medida de las empresas y formamos a sus trabajadores para sacar el máximo provecho a esta herramienta.
Si estás interesado en aplicar un ERP a tu empresa y aprovecharte de sus ventajas, puedes contactarnos y con gusto atenderemos todas tus dudas sin compromiso.
