¿Qué es un gestor documental? Funciones y ventajas

En una empresa, el correcto manejo de la información es vital y eso incluye tanto a su organización como a su almacenamiento, ya que esto permitirá un acceso más fácil a los datos en cualquier momento. En Einatec contamos con nuestro propio gestor documental, el GestDocPro. Pero, ¿quieres saber qué es un gestor documental o cuáles son sus funciones? Aquí tienes toda la información que necesitas al respecto.

Qué es un gestor documental y sus principales funciones

Se trata de un archivo centralizado que permite almacenar de forma digital todos los documentos de una empresa y al que se puede acceder en cualquier momento para revisar toda información que se requiera. En la actualidad, el papel está de capa caída y el gestor documental posibilita un mayor aprovechamiento de los recursos y del espacio físico.

A través de este sistema se debe escanear toda la documentación para convertirla a formato electrónico. Los documentos almacenados pasarán a formar parte del nuevo archivo y se les sumará después todo lo que vaya surgiendo como resultado de la dinámica de trabajo.

Lo digital se vuelve imprescindible en un sistema de base de datos organizado y categorizado de acuerdo a los propósitos de la empresa para hacerlo todo más sencillo y controlable, y es por ello que debe haber un mecanismo de búsqueda que agilice las consultas tanto de lo que se digitalizó proveniente del papel como de lo más reciente.

Además, deberían contar con programas de  reconocimiento óptico de caracteres, también conocidos como OCR, que convierten, por ejemplo, una imagen tomada a un documento en un documento en formato Word.

Ventajas de un gestor documental

La gestión documental reduce el tiempo empleado en búsquedas en archivos físicos e incrementa la productividad. Ya no es necesario desplazarse hacia el área destinada al almacenamiento de documentos en papel.

Con este sistema, desde cualquier ordenador de la empresa se  puede acceder al gestor documental sin mayores contratiempos. Cualquier empleado con los permisos necesarios puede entrar al sistema y ubicar el documento que necesite.

Si bien un gestor documental puede suponer una inversión importante para la empresa, a medio y largo plazo representará un ahorro, pues habrá menos gastos en compra de papel, impresión, fotocopiado y mantenimiento de los equipos necesarios para estas funciones de la rutina de la organización.

El gestor documental además permite unificar los procesos. Es decir, al centralizar la digitalización y almacenamiento de los datos se evita que distintas personas de la empresa realicen la misma actividad. Al realizar una tarea desde el gestor documental, se podrá tener un mayor control sobre todo lo que haga con la información.

Las auditorías también tendrán mejores resultados y en menor tiempo al disminuir la espera para localizar los archivos requeridos. Esto hace que los procesos de revisión interna o externa sean mucho más eficientes y se puedan tomar decisiones más positivas.

Otro aspecto a tener en cuenta es que la digitalización disminuye riesgos propios de tener los datos en soporte físico. El almacenamiento de papel puede ser contraproducente para la salud, pues es un material que se deteriora y acumula alérgenos, además de representar un peligro para posibles accidentes como incendios, robo o extravío de los documentos.

GestDocPro, nuestro software de gestión documental

Nuestro programa de gestión documental es una excelente opción para la optimización en el manejo de información de tu empresa. Se divide en dos áreas de trabajo: aplicación de uso interno para la labor diaria, clasificación y búsqueda y un acceso a través de un servidor web seguro para que los clientes puedan consultar y descargar los documentos que necesiten.

Entre las principales características del GestDocPro están la disponibilidad las 24 horas para que cualquier persona acceda al sistema desde cualquier lugar, automatización en el volcado masivo de documentos,  flexibilidad para personalizar la estructura del gestor documental e interfaz  de fácil uso para tener una rápida gestión. Su uso se extiende a procesos automatizados para agilizar procesos de nóminas, pagos de impuestos, contratos, entre otras actividades de manejo de documentos.

La implementación del sistema incluye un análisis de la metodología de trabajo de tu organización, así se logra una integración óptima tras una consultoría detallada que determine las necesidades y prioridades del cliente. Y ahora que ya sabes qué es un gestor documental, si quieres conocer más sobre nuestro servicio, contáctanos. En Einatec estamos a tu disposición.

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