Pese a que muchas pymes se resisten a los cambios, el futuro de las empresas pasa por optimizar sus procesos productivos con soluciones ERP corporativas
Es un hecho, que en los últimos años este tipo de software empresarial no ha dejado de crecer, el número de empresas españolas dotadas con un software ERP sube hasta el 77,5 %. Y es que los Enterprise Resources Planning aportan grandes beneficios para las empresas. Pero, también cuentan con algunos inconvenientes.
De hecho, algunos estudios realizados al respecto, destacan un alto grado de insatisfacción entre las organizaciones, cerca de un 50% de las empresas. ¿A que se debe este contraste? Cómo un software ERP que ha demostrado su utilidad puede crear tantos problemas en las empresas?
De forma resumida, las principales causas del fracaso de un ERP pueden deberse a problemas durante la implementación del ERP, la resistencia al cambio de los empleados a utilizar la nueva plataforma o la existencias de carencias en el programa ERP que no acaban de solucionar sus problemas. Este último punto es el que vamos a analizar más profundamente para evitar errores habituales al implantar un software ERP en tu empresa.
Contratar un software de gestión empresarial no es una decisión fácil, ni algo que se haga todos los días, y equivocarse en el proveedor o en la tipología de ERP que necesita tu empresa es lo más fácil que puede ocurrir.
Las carencias más habituales de los ERP
La principal funcionalidad de una aplicación ERP es planificar los recursos de la empresa. Es una forma de integrar la información, conectar las bases de datos y otros programas de software empresarial.
Gracias a su arquitectura modular, los ERP estructuran la información según las funciones de la empresa (producción, contabilidad, logística…). Pero, las soluciones ERP propietarias suelen presentar algunos problemas o insuficiencias que es necesario enmendar, o que pueden acarrear problemas a la organización que las implementa.
Esos déficit más habituales en las aplicaciones genéricas son los siguientes:
1. Poca adaptabilidad
En principio, seguramente unos de sus argumentos de venta será que es personalizable, pero por lo general, esas posibilidades son limitadas, sobre todo si no esperamos hacer una gran inversión para que nos desarrollen el módulo que necesitamos a medida.
Las empresas no siempre siguen un patrón lineal de tareas al desarrollar sus diferentes áreas de actividad ni sus procesos. Además, forzar el encaje entre las funcionalidades de una plataforma de software empresarial y la realidad de la compañía puede afectar a la productividad.
Se pueden solventar, hasta cierto punto, algunas carencias escogiendo una solución sectorial adaptada a la actividad de la organización. Pero, aun así, los ERP suelen ser monstruosamente grandes y complejos, con la rigidez que ello conlleva.
2. Presencia de silos de información
En un escenario ideal, una aplicación ERP no debería producir o albergar silos de información sino que tendría que permitir un flujo óptimo de los datos y una visibilidad total de los mismos. Sin embargo, la realidad es bien distinta.
Muchas soluciones ERP suelen crear silos en los departamentos, impidiendo la visión de conjunto que una herramienta de estas características debería proporcionar. Especialmente cuando se trata de procesos interdepartamentales.
Por esa razón, a menudo la única forma de suplir estas deficiencias es implementar una solución de gestión por procesos o BPM.
3. No facilitan la consulta y navegación por los datos
Algunas soluciones ERP incluyen funcionalidades BI; pero, en la mayoría de casos, se trata de módulos que hay que contratar a parte, con sus respectivos costes de licencia.
4. Problemas de compatibilidad
Conectar el ERP con otras bases de datos y herramientas de software de la empresa es fundamental. Sin embargo, los proveedores de soluciones propietarias suelen poner trabas para obligar a contratar con ellos esas otras herramientas.
Como resultado, es posible que encuentres problemas para conectar el ERP con un BPM, un CRM, etc., de otra marca. Para empresas de un tamaño relativo, los costes de estas integraciones pueden dispararse.
5. Interfaz pesada para los usuarios
La complejidad de algunos productos de software ERP es bastante grande, precisamente debido a la gran cantidad de funcionalidades con las que trata de adaptarse a clientes con necesidades muy dispares. Muchas de estas funciones son innecesarias, o al menos superfluas, y lo único que consiguen es aumentar la dificultad de la interfaz para los usuarios finales.
Este punto es especialmente importante, si tenemos en cuenta que uno de los mayores motivos de fracaso de los ERP es la falta de adaptación por parte de los empleados, que potencialmente puede dar al traste con la inversión de la compañía.
6. Los ERPs solo soportan la decisión, no la toma de decisiones
En las organizaciones, las decisiones con repercusiones sobre el negocio requieren el apoyo de datos en tiempo real. Generalmente se cree que los ERP incluyen entre sus funciones el aportar apoyo necesario para la toma de decisiones, y es cierto que pueden contribuir a ello.
Entonces, ¿Cómo solucionar las carencias de un ERP?
La respuesta es, con un desarrollo a medida. En lugar de un monstruoso conjunto de funcionalidades y prestaciones activas o inactivas con las que manejarse, y un abanico de módulos de pago que acaba redundando en una inversión astronómica, el desarrollo de un ERP a medida logra una adaptación completa a los procesos y las rutinas de la empresa, de forma más sencilla y eficaz.
Además, una solución a medida sin restricciones de compatibilidad se puede integrar más fácilmente con otras plataformas y aplicaciones de la empresa.
De hecho, la afirmación de que una solución a medida es, a menudo, mejor que una solución propietaria puede apoyarse en datos de preferencia de los clientes, dado que el 66,4% del software empresarial consiste en desarrollos a medida.
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